Βασικός Οδηγός για τις Ηλεκτρονικές Αιτήσεις Εγγραφής σε ΕΠΑ.Λ. – Π.ΕΠΑ.Λ. μέσω του e-εγγραφές

 

Βασικός Οδηγός για τις Ηλεκτρονικές Αιτήσεις Εγγραφής σε ΕΠΑ.Λ. – Π.ΕΠΑ.Λ. μέσω του e-εγγραφές

 

Τι είναι το e-εγγραφές;

Το e-εγγραφές αποτελεί την επίσημη ηλεκτρονική πλατφόρμα του ΥΠΑΙΘΑ μέσω της οποίας:

·        Οι ενδιαφερόμενοι (κηδεμόνες, ενήλικοι μαθητές) υποβάλλουν ηλεκτρονικά τις αιτήσεις τους για εγγραφή σε ΓΕ.Λ., ΕΠΑ.Λ. ή Π.ΕΠΑ.Λ.  Οι ενδιαφερόμενοι συνδέονται με τους προσωπικούς τους κωδικούς taxisnetστον σύνδεσμο https://e-eggrafes.minedu.gov.gr/

·        Οι Διευθυντές των σχολικών μονάδων Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης (Γ/σια, ΓΕ.Λ., ΕΠΑ.Λ. και Π.ΕΠΑ.Λ.) και οι διοικητικοί φορείς του ΥΠΑΙΘΑ (Δ.Δ.Ε. και Π.Δ.Ε.) προετοιμάζουν και διαχειρίζονται το περιβάλλον για τις ηλεκτρονικές αιτήσεις εγγραφής σε ΓΕ.Λ., ΕΠΑ.Λ. και Π.ΕΠΑ.Λ. Οι υπεύθυνοι των παραπάνω φορέων συνδέονται με τους κωδικούς Πανελλήνιου Σχολικού Δικτύου του φορέα, στον σύνδεσμο https://e-eggrafes.minedu.gov.gr/#/school, που αποτελεί και το διαχειριστικό περιβάλλον της πλατφόρμας.

 

Γιατί είναι σημαντική η πλατφόρμα του e-εγγραφές;

Η ηλεκτρονική πλατφόρμα e-εγγραφές είναι σημαντική καθώς,αποκλειστικά μέσω αυτής, πραγματοποιούνται οι ηλεκτρονικές εγγραφές για το επόμενο σχολικό έτος, οι οποίες καθορίζουν τα τμήματα που θα λειτουργήσουν στα ΓΕ.Λ., ΕΠΑ.Λ. και Π.ΕΠΑ.Λ. το επόμενο σχολικό έτος.

 

Ποιες είναι οι βασικές φάσεις λειτουργίας του e-εγγραφές;

Οι βασικές φάσεις λειτουργίας του e-εγγραφές είναι δύο:

·        η Α’ Φάση η οποία αποτελεί και τη βασική φάση λειτουργίας του (με διάρκεια, συνήθως από τον Μάιο έως τον Ιούνιο) και

·        η Β’ Φάση λειτουργίας η οποία αποτελεί και την τελική φάση λειτουργίας της πλατφόρμας (με διάρκεια, συνήθως από τέλος Αυγούστου μέχρι μέσα Σεπτεμβρίου).

Η κάθε φάση είναι σημαντική για τα εξής:

·        Α’ Φάση: Είναι ιδιαίτερα σημαντική καθώς καθορίζει τα τμήματα που θα λειτουργήσουν την επόμενη σχολική χρονιά στα ΓΕ.Λ., ΕΠΑ.Λ. και Π.ΕΠΑ.Λ.

·        Β΄ Φάση:  Είναι ιδιαίτερα σημαντική καθώς βάσει των τμημάτων που έχουν καθοριστεί ότι θα λειτουργήσουν την επόμενη σχολική χρονιά, πραγματοποιούνται:

o   ηλεκτρονικές αιτήσεις ενδιαφερόμενων που δεν μπόρεσαν να υποβάλουν ηλεκτρονική αίτηση στην Α’ Φάση (σε λειτουργούντα τμήματα)

o   απαραίτητες αλλαγές σε ηλεκτρονικές αιτήσεις της Α΄ φάσης (σε λειτουργούντα τμήματα)

 

Βασικά χαρακτηριστικά Α΄ Φάσης λειτουργίας του e-εγγραφές:

Η Α’ Φάση λειτουργίας του e-εγγραφές περιλαμβάνει τις εξής διακριτές και διαδοχικές περιόδους:

·        Προετοιμασία της πλατφόρμας από τους Δ/ντές των ΕΠΑ.Λ. & Π.ΕΠΑ.Λ.: Μέσω του διαχειριστικού περιβάλλοντος της πλατφόρμας, οι Δ/ντες των ΕΠΑ.Λ. & Π.ΕΠΑ.Λ δηλώνουν τη «Δυναμική των τμημάτων» του σχολείου τους. Στην ουσία δηλώνουν τον ακριβή αριθμό των μαθητών/τριών που μπορεί να φιλοξενήσει το κάθε τμήμα του σχολείου τους. Σημαντικά σημείατα οποία πρέπει να προσέξουν οι Δ/ντες των ΕΠΑ.Λ. και Π.ΕΠΑ.Λ.:

o   Ο αριθμός ο οποίος δηλώνεται σε κάθε τμήμα δεν μπορεί να είναι μηδέν).

o   Μετά την ολοκλήρωση της συγκεκριμένηςφάσης, η «Δυναμική των τμημάτων»«κλειδώνει» και πο Δ/ντές δεν έχουν τη δυνατότητα αλλαγών. Ενδεχόμενα λάθη ή αλλαγές, πραγματοποιούνται μόνο από την αρμόδια Π.Δ.Ε., μέσω του αντίστοιχου διαχειριστικού περιβάλλοντος.

·        Έναρξη υποβολής ηλεκτρονικών αιτήσεων εγγραφής από τους ενδιαφερόμενους: Μετά την ολοκλήρωση του προηγούμενης περιόδου, οι ενδιαφερόμενοι υποβάλλουν τις ηλεκτρονικές τους αιτήσεις  στα τμήματα που επιθυμούν.

·        Κατανομή των ηλεκτρονικών αιτήσεων: Μετά λήξη της περιόδου υποβολής των ηλεκτρονικών αιτήσεων, αυτές κατανέμονται στην πλατφόρμα, γεγονός που σημαίνει ότι:

o   Οι ενδιαφερόμενοι ενημερώνονται για το αποτέλεσμα της κατανομής της αίτησής τους μέσω της πλατφόρμας του e-εγγραφές.

o   Οι Δ/ντές των ΕΠΑ.Λ. και Π.ΕΠΑ.Λ., μέσω του διαχειριστικού περιβάλλοντος της εφαρμογής, ενημερώνονται για τις αιτήσεις που κατανεμήθηκαν στα τμήματα του σχολείου τους.

·        Έναρξη περιόδου κατάθεσης δικαιολογητικών:Οι ενδιαφερόμενοι καταθέτουν (ηλεκτρονικά ή με φυσική παρουσία) τα δικαιολογητικά για την επιβεβαίωση της ηλεκτρονικήςτους αίτησης εγγραφής,  στο ΕΠΑ.Λ. ή Π.ΕΠΑ.Λ. στο οποίο έχουν κατανεμηθεί.Η συγκεκριμένη περίοδος διαρκεί όσο και η περίοδος που ακολουθεί (περίοδος επιβεβαίωσης των εγγραφών από τους Δ/ντες των ΕΠΑ.Λ. και Π.ΕΠΑ.Λ.).

·        Έναρξη περιόδου επιβεβαίωσης  των αιτήσεων από τους  Δ/ντές ΕΠΑΛ και ΠΕΠΑΛ: Οι Δ/ντές των ΕΠΑΛ και ΠΕΠΑΛ ελέγχουν τα δικαιολογητικά των μαθητών/τριων που έχουν κατανεμηθεί στα τμήματα του σχολείου τους και μέσω του διαχειριστικού περιβάλλοντος της εφαρμογής προχωράνε στην επιβεβαίωση της εγγραφής.Προσοχή!Αυτό το βήμα είναι ιδιαίτερα σημαντικό, καθώς καθορίζει τη λειτουργία ή όχι των τμημάτων του σχολείου. Μετά τη λήξη αυτής της περιόδου, εγγεγραμμένοι μαθητές/τριες θεωρούνται μόνο όσοι έχουν επιβεβαιωθεί από τον Δ/την του ΕΠΑ.Λ. / Π.ΕΠΑ.Λ. (σε όσους έχει καταχωριστεί ΝΑΙ στο πεδίο επιβεβαίωσης της εγγραφής). Το πλήθος των επιβεβαιωμένων μαθητών/τριών ενός τμήματος καθορίζει αν το τμήμα θα λειτουργήσει κανονικά ή θα αποτελέσει ενδεχομένως ολιγομελές τμήμα!

·        Λήξη περιόδουκατάθεσης δικαιολογητικών και επιβεβαίωσης  των αιτήσεων από τους  Δ/ντέςτων Π.ΕΠΑ.Λ.: Με τη λήξη της παρούσας περιόδου, καθορίζονται τα τμήματα που θα λειτουργήσουν στα Π.ΕΠΑ.Λ. Οι αιτήσεις των μαθητών/τριών που δεν επιβεβαιώθηκαν στα Π.ΕΠΑ.Λ. κατανέμονται στα ΕΠΑ.Λ. (αυτό προϋποθέτει να έχει γίνει επιλογή και ενός ΕΠΑ.Λ. κατά την υποβολή της αρχικής αίτησης του ενδιαφερόμενου).

·        Ενδεχόμενη διενέργεια κλήρωσης: Σε περιπτώσεις τμημάτων όπου οι μαθητές/τριες προς επιβεβαίωση ξεπερνούν τη δυναμική του τμήματος που είχε δηλωθεί αρχικά, οι Δ/ντες των ΕΠΑ.Λ. διενεργούν κλήρωση.  Αυτή η ενέργεια πραγματοποιείται λίγο πριν την λήξη της περιόδου επιβεβαίωσης των ηλεκτρονικών αιτήσεων, σύμφωνα με το με αρ. πρωτ. Φ13α/77656/Δ4/30-06-2021 έγγραφότης Δ.Ε.Ε. του ΥΠΑΙΘΑ.

·        Λήξη περιόδουκατάθεσης δικαιολογητικών και επιβεβαίωσης  των αιτήσεων από τους  Δ/ντές των ΕΠΑ.Λ.: Με τη λήξη της παρούσας περιόδου καθορίζονται τα τμήματα που θα λειτουργήσουν στα ΕΠΑ.Λ..Μετά τη λήξη της συγκεκριμένης περιόδου δεν δύναται να πραγματοποιηθούν αλλαγές στην επιβεβαίωση της εγγραφής των μαθητών/μαθητριών.

·        Έκδοση αποφάσεων λειτουργούντων τμημάτων από τις Π.Δ.Ε.: Οι αρμόδιες Π.Δ.Ε. εκδίδουν αποφάσεις για τα λειτουργούντα τμήματα βάσει των επιβεβαιωμένων μαθητών/τριών. Επίσης, εκδίδουν αποφάσεις έγκρισης λειτουργίας των ολιγομελών τμημάτων αρμοδιότητάς τους, τα οποία έχουν τη δικαιοδοσία να εγκρίνουν.

·        Περίοδος εκτίμησης επιπλέον εγγραφών: Μέσω του διαχειριστικού περιβάλλοντος της πλατφόρμας, οι Δ/ντές των ΕΠΑ.Λ. δηλώνουν την εκτίμησή τους για το πλήθος των αιτήσεων που ενδεχομένως θα υποβληθούν στη Β’ φάση των ηλεκτρονικών εγγραφών.

·        Μετάπτωση των μαθητών στο ΠΣ Myschool: Οι Διευθυντές των ΕΠΑ.Λ. / Π.ΕΠΑ.Λ. βλέπουν στο ΠΣ Myschoolτους/τις μαθητές/τριες που είχαν επιβεβαιώσει την εγγραφή τους μέσω του διαχειριστικού στοe-εγγραφές. Σημαντική επισήμανση:Στο ΠΣ Myschool φαίνονται MONO οι επιβεβαιωμένοι μαθητές των λειτουργούντων τμημάτων του σχολείου (Τμήματα που συμπληρώνουν τον απαιτούμενο αριθμό μαθητών για τη λειτουργία τους και ολιγομελή τμήματα των οποίων έχει εγκριθεί η λειτουργία είτε με απόφαση της ΠΔΕ είτε με απόφαση του ΥΠΑΙΘΑ).

 

Βασικά χαρακτηριστικά Β΄ Φάσης λειτουργίας του e-εγγραφές:

Η Β’ Φάση λειτουργίας του e-εγγραφές αφορά τις ηλεκτρονικές αιτήσεις εγγραφών, ανανεώσεων εγγραφών και μετεγγραφών περιόδου Σεπτεμβρίου. Συγκεκριμένα, αφορά τις:

·        Κατ’ εξαίρεση ηλεκτρονικές αιτήσεις: Αίτησης που υποβάλλονται πριν την έναρξη των μαθημάτων και

·        Εκπρόθεσμες ηλεκτρονικές αιτήσεις εγγραφής: Αιτήσεις που υποβάλλονται μετά την έναρξη των μαθημάτων.

Σημαντική Σημείωση: Στη Β΄ Φάση υποβάλλονται ηλεκτρονικά μόνο αιτήσεις για ΕΠΑ.Λ. καθώς οι αιτήσεις για Π.ΕΠΑ.Λ. υποβάλλονται χειρόγραφα στις ενδεχόμενες εναπομείνασες κενές θέσεις.

Η Β’ Φάση λειτουργίας του e-εγγραφές περιλαμβάνει τις εξής διακριτές και διαδοχικές περιόδους:

·        Προετοιμασία από τους Δ/ντές των ΕΠΑ.Λ. πριν την έναρξη:Πριν την έναρξη της Β’ Φάσης λειτουργίας του e-εγγραφές, οι Δ/ντες των ΕΠΑ.Λ. θα πρέπει να ελέγξουν εκ νέου τη δυναμική των τμημάτων τους. Το νούμερο που είχαν καταχωρίσει πριν την έναρξη της Α΄ Φάσης λειτουργίας, ενδεχομένως να έχει αλλάξει μετά από την οριστικοποίηση των τμημάτων από τις ΠΔΕ. Σημαντική σημείωση:Η δυναμική ενός τμήματος μπορεί να αλλάξει μόνο από την αρμόδια ΠΔΕ. Σε περίπτωση που δυναμική του τμήματος είναι ίση με τους επιβεβαιωμένους μαθητές του τμήματος, η πλατφόρμα του e-εγγραφές δεν θα δίνει το δικαίωμα υποβολής νέων αιτήσεων για το συγκεκριμένο τμήμα.

·        Κατ’ εξαίρεση ηλεκτρονικές αιτήσεις:

o   Έναρξη υποβολής ηλεκτρονικών αιτήσεων:Οι ενδιαφερόμενοι υποβάλλουν ηλεκτρονικά τις αιτήσεις τους  μέσω του e-εγγραφές σε λειτουργούντα τμήματα. Σε αυτή τη φάση, υπάρχει η δυνατότητα διαγραφής μιας αίτησης που υποβλήθηκε στην Α’ φάση, αρκεί ο Δ/ντης της σχολικής μονάδας να καταχωρίσει στην επιβεβαίωση της εγγραφής στο διαχειριστικό της εφαρμογής την επιλογή «ΌΧΙ» (ο μαθητής να μην είναι επιβεβαιωμένος ή να εκκρεμεί η επιβεβαίωσή του).

o   Κατανομή των ηλεκτρονικών αιτήσεων: Μετά λήξη της περιόδου υποβολής των ηλεκτρονικών αιτήσεων, αυτές κατανέμονται στην πλατφόρμα. Οι ενδιαφερόμενοι ενημερώνονται για το αποτέλεσμα της κατανομής της αίτησής τους μέσω της πλατφόρμας και οι Δ/ντές των ΕΠΑ.Λ., μέσω του διαχειριστικού περιβάλλοντος της εφαρμογής, ενημερώνονται για τις αιτήσεις που κατανεμήθηκαν στα τμήματα του σχολείου τους.

o   Έναρξη περιόδου κατάθεσης δικαιολογητικών και περιόδου επιβεβαίωσης  των αιτήσεων από τους  Δ/ντές ΕΠΑΛ: Οι ενδιαφερόμενοι καταθέτουν τα δικαιολογητικά για την επιβεβαίωση της ηλεκτρονικήςτους αίτησης εγγραφής στο ΕΠΑ.Λ. που έχει κατανεμηθεί.Οι Δ/ντές των ΕΠΑΛ ελέγχουν τα δικαιολογητικά των μαθητών/τριων που έχουν κατανεμηθεί στα τμήματα του σχολείου τους και, μέσω του διαχειριστικού περιβάλλοντος της εφαρμογής, προχωράνε στην επιβεβαίωση της εγγραφής.

o   Ενδεχόμενη διενέργεια κλήρωσης: Όπως και στην Α’ φάση, σε περιπτώσεις τμημάτων όπου οι μαθητές/τριες προς επιβεβαίωση ξεπερνούν τη δυναμική του τμήματος που είχε δηλωθεί αρχικά, οι Δ/ντες των ΕΠΑ.Λ. διενεργούν κλήρωση.  Οι μαθητές οι οποίοι δεν θα κληρωθούν να φοιτήσουν στα συγκεκριμένα τμήματα, θα έχουν τη δυνατότητα να υποβάλουν νέα ηλεκτρονική αίτηση στη φάση των εκπρόθεσμων εγγραφών.

o   Μετάπτωση των μαθητών στο ΠΣ Myschool: Οι Διευθυντές των ΕΠΑ.Λ. βλέπουν στο ΠΣ Myschoolτους/τις μαθητές/τριες που είχαν επιβεβαιώσει την εγγραφή τους μέσω του διαχειριστικού στοe-εγγραφές.

·        Εκπρόθεσμες ηλεκτρονικές αιτήσεις εγγραφής:

o   Η συγκεκριμένη περίοδος αφορά αιτήσεις που υποβάλλονται μετά την έναρξη των μαθημάτων.

o   Έναρξη υποβολής ηλεκτρονικών αιτήσεων:Οι ενδιαφερόμενοι υποβάλλουν ηλεκτρονικά τις αιτήσεις τους  μέσω του e-εγγραφές σε λειτουργούντα τμήματα. Σημαντική Σημείωση:Σε αυτή τη φάση, δενυπάρχει η δυνατότητα αλλαγής μιας επιβεβαιωμένης αίτησης που υποβλήθηκε είτε στην Α’ φάση είτε στη Β’ φάση των κατ’ εξαίρεση ηλεκτρονικών εγγραφών.

o   Μετά την υποβολή της εκπρόθεσμης ηλεκτρονικής αίτησης, ο ενδιαφερόμενος εκτυπώνει την αίτηση και την καταθέτει στο ΕΠΑ.Λ.που έχει επιλέξει. Στη συνέχεια, ο Δ/ντής του συγκεκριμένου ΕΠΑ.Λ. διαβιβάζει την αίτηση στην αρμόδια Δ.Δ.Ε. ώστε να εγκριθεί από τον Δ/ντηΕκπ/σης.

 

 

Τρόποι Ενημέρωσης για τη Λειτουργία του e-εγγραφές

Η ενημέρωση των Δ/ντών των ΕΠΑ.Λ. – Π.ΕΠΑ.Λ. για τη λειτουργία του e-εγγραφές πραγματοποιείται με τους εξής τρόπους:

·        Σχετικές εγκύκλιοι: Οι Δ/ντες των ΕΠΑ.Λ. – Π.ΕΠΑ.Λ. ενημερώνονται για τη λειτουργία του e-εγγραφές μέσω σχετικών εγκυκλίων που εκδίδονται για αυτό το σκοπό. Συγκεκριμένα, πριν από την έναρξη της Α’ και Β’ φάσης λειτουργίας του e-εγγραφές εκδίδονται σχετικές εγκύκλιοι που καθορίζουν το χρόνο πλαίσιο λειτουργίας της εφαρμογής καθώς και άλλα βασικά ζητήματα που σχετίζονται με τις ηλεκτρονικές εγγραφές.

·        Εγχειρίδια του e-εγγραφές: Για τον τρόπο λειτουργίας της ηλεκτρονικής πλατφόρμας του e-εγγραφές διατίθενται σχετικά εγχειρίδια (manuals) τα οποία είναι αναρτημένα στον ιστότοπο της εφαρμογής («Οδηγίες Χρήσης»). Σημαντική σημείωση:Υπάρχουν διαφορετικά εγχειρίδια τα οποία απευθύνονται σε κηδεμόνες, σε Δ/ντές σχολικών μονάδων, σε υπεύθυνους των Δ.Ε.Ε. και των Π.Δ.Ε.  Ανάλογα με τον τρόπο σύνδεσης του χρήστη, παρέχονται και τα αντίστοιχα εγχειρίδια χρήσης της εφαρμογής. Για παράδειγμα, αν ο χρήστης συνδεθεί με τους προσωπικούς του κωδικούς Taxisnet στο https://e-eggrafes.minedu.gov.gr/ ως κηδεμόνας ή μαθητής, η εφαρμογή παρέχει το εγχειρίδιο για κηδεμόνες, ενώ αν συνδεθεί με τους κωδικούς του ΠΣΔ στο https://e-eggrafes.minedu.gov.gr/#/schoolη εφαρμογή του παρέχει το αντίστοιχο εγχειρίδιο χρήσης για το διαχειριστικό της εφαρμογής.

·        Επίσημος ιστότοπος του e-εγγραφές: Στον επίσημο ιστότοπο του e-εγγραφές παρέχονται χρήσιμα έγγραφα που σχετίζονται με τις ηλεκτρονικές εγγραφές (Υπεύθυνες Δηλώσεις, Εφημερίες σχολείων ανά Δ.Δ.Ε. κλπ), συχνές ερωτήσεις καθώς και η σχετική νομοθεσία που αφορά τις εγγραφές των μαθητών σε ΕΠΑ.Λ. και Π.ΕΠΑ.Λ.

 

Τρόποι Επικοινωνίας

Σχετικά με τη λειτουργία της πλατφόρμας του e-εγγραφές, οι Δ/ντες των ΕΠΑ.Λ. - Π.ΕΠΑ.Λ. μπορούν να επικοινωνούν:

·        με τους υπεύθυνους των αρμόδιων Δ.Δ.Ε. ή Π.Δ.Ε. ή

·        με το helpdeskτου e-εγγραφές (κατά τις περιόδους λειτουργίας της εφαρμογής), στα τηλέφωνα και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναφέρονται στον επίσημο ιστότοπο της εφαρμογής.